Etiske retningslinjer

ETISKE RETNINGSLINJER

· Formål, målgruppe og hjemmel

Formålet med dette dokument er å videreutvikle gode holdninger og sikre god praksis.

Målgruppen er alle arbeidstakere (herunder også spillerne, trenere og støtteapparat), tillitsvalgte og medlemmer av styrene i både Viking FK og Viking Fotball ASA (heretter omtalt som Viking).

Dokumentet er hjemlet i Viking FK sine lover og i Viking Fotball AS sin personalhåndbok.

· Generelt

Viking skal i alle ledd drive en forsvarlig, etisk og sunn forretningsdrift der vi stiller strenge krav til oss selv og vår innvirkning på miljøet og samfunnet for øvrig. Viking er opptatt av å opptre ryddig og etisk forsvarlig i alle sammenhenger.

Vikings bedriftskultur er tuftet på god forretningsskikk, ærlighet og respekt for andre mennesker. For å lykkes som bedrift, trenger vi et godt omdømme og tillit hos kunder, klienter og folk flest.

Vi forventer derfor at våre medarbeidere fremmer Vikings verdigrunnlag ved å opptre ansvarlig overfor kolleger, forretningsforbindelser og samfunnet generelt. Vi forventer dessuten at våre ansatte er forberedt på at de blir oppfattet som Viking-ansatte også når de ikke befinner seg i en arbeidssituasjon.

Hensiktene med disse retningslinjene er å sikre at alle enkeltpersoner som handler på vegne av Viking opptrer etisk forsvarlig og i samsvar med de mål og verdier som Viking har fastsatt. Retningslinjene som er beskrevet her, bidrar dessuten til å sikre at nasjonale lover og regler blir fulgt.

De etiske retningslinjene danner en ramme om hva Viking anser som ansvarlig atferd, men er altså ikke uttømmende. Våre ansatte bør alltid søke å utvise god dømmekraft og varsomhet i sitt arbeid for bedriften.

· Personlig adferd

Du skal bidra til at Viking har et godt arbeidsmiljø preget av likeverd, mangfold, åpenhet og toleranse.

3.1 Diskriminering

Viking aksepterer ingen form for trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig adferd overfor kolleger eller andre du forholder deg til som Viking-ansatt. Diskriminering omfatter all urettferdig behandling, utestengning eller preferanse på grunnlag av rase, kjønn, alder, handikap, seksuell legning, religion, politisk standpunkt, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller lignende forhold, som fører til at man setter til side eller går på akkord med likesverdprinsippet.

· Rusmidler

Bruk av narkotiske stoffer er totalt forbudt. Ingen skal være påvirket av alkohol/rusmidler mens de utfører sine plikter/aktiviteter i Viking. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert ved spesielle anledninger, og skal da være autorisert av leder. Dette siste gjelder ikke spillere under 18 år. Ingen skal bruke, eller oppmuntre andre til å bruke, alkohol/rusmidler på en måte som kan sette brukeren, Viking eller eventuelle forretningsforbindelser i et uheldig lys.

· Bruk av mellomledd

Mellomledd omfatter agenter, konsulenter og andre som fungerer som mellomledd mellom Viking og en tredjepart. Avtaler med mellomledd må være skriftlige og beskrive det faktiske forholdet mellom partene. Den avtalte godtgjørelsen må stå i forhold til tjenesten som leveres. Betaling må være tilfredsstillende dokumentert, og må føres inn i regnskapet i samsvar med alminnelig anerkjente regnskapsprinsipper. Mellomleddets utførelse i forhold til Vikings etiske krav må overvåkes regelmessig og tiltak må iverksettes hvis utførelsen ikke er god nok.

· Konfidensialitet

Konfidensialitet skal hindre at uautoriserte personer får tilgang til informasjon som kan skade Vikings virksomhet eller omdømme. Dette gjelder også for sensitiv informasjon vedrørende sikkerhet, kommersielle eller kontraktsmessige forhold og for informasjon som er beskyttet ved lov. Konfidensialitetsplikten fortsetter å gjelde etter at arbeidsforholdet eller tillits-perioden er avsluttet eller etter at et oppdrag er fullført.

3.5 Reiser, arrangementer m.m.

Viking-medarbeidere forutsettes å opptre i henhold til disse retningslinjene når de er på reiser, kamper, treningsleirer, samlinger, kurs og andre arrangement. I internasjonale sammenhenger er vi bevisst på hvordan vi oppfattes slik at vi alltid opptrer på en måte som ivaretar tilliten til Viking.

· Kjøp av seksuelle tjenester

Kjøp av seksuelle tjenester er forbudt i Norge. Viking er imot kjøp av seksuelle tjenester i alle land. Kjøp av seksuelle tjenester kan opprettholde menneskehandel. Menneskehandel er forbudt og et brudd på menneskerettighetene. Den enkelte må avstå fra kjøp av seksuelle tjenester i forbindelse med oppdrag og/eller reiser for Viking.

3.7 Vikings eiendeler

Vikings utstyr og eiendeler, herunder datautstyr og kontormateriell, skal i hovedsak benyttes til arbeidsrelaterte formål. Bruk av Vikings tid, utstyr eller kapital som ikke er direkte relatert til Vikings virksomhet, er forbudt uten godkjenning fra overordnet. Alle må beskytte Vikings eiendom og eiendeler mot tap, skade og misbruk.

· Integritet og mulige interessekonflikter

Ansatte, tillitsvalgte og styremedlemmer skal ikke forsøke å skaffe selv (eller nærstående) fordeler som er urettmessige eller som kan skade Vikings interesser. Informasjon utover generell bransjekunnskap som en har ervervet seg i Vikings tjeneste, skal behandles konfidensielt.

4.1 Integritet

Som medarbeider i Viking skal du ikke behandle en sak eller søke å påvirke en avgjørelse dersom særlige forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til din uavhengighet.

Du skal ikke i dine kontakter motta eller søke å oppnå fordeler for deg selv eller nærstående personer som er upassende eller som på annen måte kan tenkes å skade Vikings interesse eller omdømme. Du skal ikke kreve eller motta personlige ytelser for dine tjenester.

· Interessekonflikter

Det er ikke tillatt å ta del i eller forsøke å påvirke beslutninger dersom dette kan føre til en interessekonflikt, eller dersom det kan oppfattes som en interessekonflikt. Eksempel på slik interessekonflikt kan være at vedkommende har personlige interesser, økonomisk eller andre, i en sak enten direkte eller gjennom nærstående familie.

Alle som blir klar over at det foreligger en potensiell og uakseptabel interessekonflikt, skal straks melde fra til nærmeste overordnede. Det kan til tider være vanskelig å fastslå om det faktisk foreligger en interessekonflikt. Ved minste tvil bør det tas kontakt med nærmeste overordnede.

· Korrupsjon

Korrupsjon omfatter bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel. Korrupsjon undergraver lovlig virksomhet, ødelegger Vikings omdømme og utsetter bedriften og enkeltpersoner for risiko.

Bestikkelser forekommer når det blir gjort forsøk på å påvirke noen i utførelsen av deres plikter ved å gi dem urettmessig fordel. Utilbørlig påvirkningshandel forekommer når det gis en urettmessig fordel til noen for å påvirke utførelsen av tredjeparts plikter. En slik urettmessig fordel kan forekomme i flere former, for eksempel kontanter, gjenstander, kreditter, rabatter, reiser, innkvartering eller tjenester.

Viking er imot alle former for korrupsjon og arbeider aktivt for å sikre at dette ikke forekommer.

· Gaver, gjestfrihet og utgifter

Du sier nei takk til gaver, reiser, bevertning eller andre goder som kan oppfattes som utilbørlige fordeler med bakgrunn i ansettelsesforholdet.

Du skal ikke tilby gaver eller bevertning som kan oppfattes som utilbørlige fordeler for mottaker, eller som på andre måter kan så tvil om mottakers integritet eller Vikings omdømme.

Du kan ta imot gjestfrihet i form av sosiale sammenkomster, måltider eller underholdning hvis det er relatert til virksomheten. Kostnaden ved slik gjestfrihet må holdes innenfor rimelighetens grenser.

Vikings respektive styrer kan ved spesielle anledninger godkjenne mottak av en gave av høyere verdi enn det som er angitt over.

Alle saker som gjelder aksept eller tilbud av gaver, gjestfrihet og lignende fordeler, må diskuteres og avtales med en overordnet.

· Retningslinjer for bruk av sosiale medier

Sosiale medier innehar en rekke fordeler, de gjør det lettere å nå mange mennesker med sitt budskap. Det er derfor viktig å være oppmerksom på at det man skriver som privatperson lett kan kobles til arbeidsgiver, for eksempel via profilbilde med logo.

Alle som bruker sosiale medier i kraft av å være ansatt, tillitsvalgt eller medlem plikter å følge disse retningslinjene. All bruk av sosiale medier skal være i tråd med gjeldende etiske retningslinjer, vedtekter og direktiver.

5.1 Retningslinjer

• Det du skriver på sosiale medier kan bli sett og oppfattet av mange. Bruk sunn fornuft. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen.
• Viking FK sine etiske retningslinjer gjelder også ved deltakelse på sosiale medier. Du har som alle andre borgere rett til å delta i samfunnsdebatten, men er forpliktet til å si at du fremmer dine meninger som privatperson/uttaler deg på egne vegne.
• Ved å bruke profilbilde avbildet i plagg med Viking FK sin logo, oppfattes du gjerne som representant for Viking FK ved all opptreden i sosiale medier. Vis derfor stor aktsomhet når du deler artikler eller kommenterer i debatter.
• Vær gjerne aktiv i sosiale medier, men tenk gjennom konsekvensene for Viking FK før du publiserer noe som omhandler organisasjonen.
• Taushetsplikt, personvern, prinsippet om ytringsfrihet og andre lover og regler gjelder også på sosiale medier.
• Ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle; Ansatte kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde. Kritikkverdige forhold SKAL tas opp, slik at forholdene kan bedres. Varsling bør først skje internt og rette tjenestevei og ikke gjennom sosiale medier.
• Viking FK godtar ikke noen form for personangrep på nettet.
• Husk at det er forskjell på åpne og lukkede grupper. I åpne grupper har alle tilgang på informasjonen, mens i lukkede grupper har bare de som er medlemmer tilgang. Ta hensyn til dette når du publiserer informasjon.
• Det som diskuteres i store, men lukkede grupper, kan lett deles videre ved for eksempel skjermdump. Opptre derfor aktsomt selv om du oppfatter det som et lukket forum.
• Informasjon som man mottar gjennom tillit under arbeid skal ikke deles på sosiale medier. Dette gjelder også ved en eventuell ulykke, på generell basis deler man bare innhold som allerede er gjort kjent i media fra før av.
• Publisering av bilder i sosiale medier skal alltid være godkjent av den/de som er avbildet. Bilder av barn under 15 år skal kun publiseres med samtykke fra barnets foreldre eller foresatte.
• Det oppfordres sterkt til å avstå fra å legge ut bilder på sosiale medier hvor bruk av alkohol eller andre rusmidler er et tema.

5.2 Retningslinjer i forhold til spillere

• Trenere og øvrige personer med tillitsverv i klubben skal være bevisst og ha respekt for sin rolle som tillits-person i idrettslaget. Relasjon til utøvere vil være preget av den rolle man har, og relasjonen kan derved være preget av ujevnhet. Det bør på dette grunnlag utvises stor forsiktighet med å inngå vennskap eller andre nære relasjoner mellom trener eller tillits-personer og utøvere. Kontakten og all kommunikasjon skal være preget av profesjonalitet. Trenere og øvrige tillits-personer er ansvarlig for dette.

• Unngå å bli venner med utøvere i andre sosiale medier enn hva som er nødvendig for informasjons- eller kommunikasjons-utveksling i laget dersom ikke annet er avtalt med utøvers foresatte eller idrettslagets ledelse.
• Unngå Snapchat. Alt som sendes slettes når det er åpnet, og det er derfor en plattform der det blir vanskelig å bevise noe, man kan derfor ikke vise foreldre eller andre hva det har blitt snakket om.

• Gjør brukeren din på Instagram privat om du deler mye personlig. Da bør du ikke godta spillere under en viss alder.
• Avhengig av hvordan du bruker Facebook kan det være lurt å ikke godta spillere under en viss alder, men det kan også være ok å godta forespørsler. Vær obs på hva som skrives på Messenger, og bruk en profesjonell tone selv om det er en uformell plattform.
• Unngå kontakt som kan skape misforståelser eller oppleves som uønsket.

5.3 Generelle råd om å være på sosiale medier

• Vær troverdig

• Opptre sannferdig, etterrettelig og rettferdig
• Vær konsekvent
• Vær imøtekommende, ærlig og profesjonell til enhver tid
• Vær lydhør og del
• Når du mottar verdifull kunnskap, kompetanse og innsikt, del den der det passer
• Vær en ambassadør
• Som medlem, tillitsvalgt eller ansatt er man en ambassadør for Viking FK.

Vær derfor bevisst din rolle når du publiserer på nettet.

· Varsling

Viking ønsker å ha en åpen bedriftskultur der det er aksept for å ta opp bekymringer og komme med klager. Opplever eller observerer du kritikkverdige forhold, bør du si fra til klubbens varslingsutvalg. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lovverket eller brudd på tydelig kommuniserte interne retningslinjer. Eventuelle klager og bekymringer skal behandles konfidensielt og alle overordnede skal ivareta taushetsplikten overfor underordnede som rapporterer om slike forhold.

· Overtredelse

I tilfelle av overtredelse av de ovennevnte retningslinjene, vil Viking FK ha tilgang til rettslige virkemidler. Den ansatte kan bli gitt muntlig og/eller skriftlig advarsel, den ansattes stillingsbeskrivelse, stilling og /eller arbeidssted kan bli endret, den ansatte kan bli gitt avskjed og kontrakten terminert.