Mandat valgkomité

Vedtatt av styret i Viking FK 19.02.2013

Valgkomiteen sitt mandat følger av Lov for Viking, og NFF og NIF sitt regelverk.

Valgkomiteen skal fremme forslag til årsmøtet om aktuelle kandidater til verv i fotballklubben. Komiteen har ansvar for å finne egnede, dyktige og entusiastiske kandidater som må kunne fungere sammen som et godt lag. I en frivillig organisasjon med demokratiske valg, blir kvaliteten på arbeidet bestemt av sammensetningen og ressursene til de tillitsvalgte.

Vervene som valgkomiteen skal innstille kandidater til årsmøtet følger av Lov for Viking § 12, punkt 10, og er:

A. 1 leder og 1 nestleder,

B. 6 styremedlemmer og 1 varamedlem

H. Kontrollkomité; 2 medlemmer og 2 varamedlem

I tillegg innstilles 3 styremedlemmer, og 1 varamedlem til å representere Viking Fotballklubb i Viking Fotball AS styret.

Innstilte kandidater skal representere begge kjønn, hvor sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, samtidig skal det være minst 2 representanter fra hvert kjønn i styret. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Jfr. lov for Viking § 7.

Kandidatene velges for 2 år om gangen, jfr. Lov for Viking § 12, 2. ledd.

Riktig person på riktig sted. Det å finne de riktige personer til riktig verv er som å sette sammen et fotballag. I tillegg til motivasjon må kandidatene ha kompetanse som gjør vedkommende egnet for oppgaven. Styret og de ulike utvalgene må settes sammen av mennesker med egenskaper som utfyller hverandre i forhold til oppgavene. Styremedlemmer bør rekrutteres fra ulike miljøer for å sikre mangfold. Sammensetningen må ellers vurderes i forhold til alder, kjønn, kontinuitet, kompetanse og personlig egnethet. Ved siden av de som har ideer og er igangsettere må styret også bestå av noen med evne til å gjennomføre rutineoppgaver og holde den røde tråden.

Hvem som er på valg vil framgå av vedtekter og årsmøteprotokoll, og klargjør omfanget av valgkomiteens arbeid.

Nedenfor følger en kort oversikt over hvilke egenskaper kandidater til ulike verv bør ha:

• Styrets leder bør ha evne til strategisk tenkning, ha oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres når, og kunne delegere. Vedkommende skal også fungere som kaptein og bør ha evnen til å få folk til å trekke sammen mot felles definert mål.
• Styremedlemmer bør ha spesiell kjennskap og interesse for det å drive og utvikle en eliteorientert toppklubb og et breddeorientert idrettslag.
• Styret bør inneha medlemmer med kompetanse innenfor økonomistyring. Ikke nødvendigvis revisorbakgrunn eller økonomisk utdanning, men vedkommende må være stødig, med et sunt forhold til andres penger, og evne til å gjennomføre rutineoppgaver.

Valgkomiteens arbeidsmåte: Valgkomiteen skal igangsette arbeidet i god tid før årsmøtet, og melde til styret senest 2-3 måneder før årsmøtet at arbeidet er igangsatt. Leder i komiteen har et særskilt ansvar for å starte arbeidet.

En av oppgavene er å vurdere arbeidsinnsatsen til det sittende styret, og andre som innehar verv i klubben.

Styrets arbeid vurderes ut ifra tilgjengelige dokumenter (handlingsplan, målsetninger og annet) i tillegg til uformelle samtaler med samtlige styremedlemmer, og personer i andre verv i klubben. Innholdet i samtalene er selvsagt fortrolige. Det kan også lønne seg å prate med "vanlige" medlemmer/ansatte i klubben og høre hva de mener om styrets arbeid - både om hva som er bra og hva som kan gjøres annerledes og bedre. Samtalene skal også avklare om de sittende styremedlemmene stiller til gjenvalg.

Skal valgkomiteen gjøre jobben tilfredsstillende bør også nye kandidater vurderes i forkant av komiteens innstilling. En samtale med aktuelle kandidater på forhånd vil som regel vise om de innehar riktig motivasjon, kompetanse, holdninger og tid til oppgaven. Det bør også kartlegges hvorvidt vedkommende har avklart sitt kandidatur med andre viktige instanser i livet (arbeidsgiver, ektefelle/samboer el). Om mulig er det også nyttig å ta kontakt med "referanser" - det vil si noen som har jobbet/sittet i styrer med vedkommende tidligere. Har aktuelle kandidater gjort en dårlig jobb i tilsvarende jobb/verv før er mulighetene store for at dette vil gjenta seg.

Aktuelle kandidater må få vite hva de går til, de må ha kunnskap om klubben, omfanget av arbeidsoppgavene og hvordan klubben har tenkt å utvikle seg videre. For å gjøre arbeidet enklere for valgkomiteen er det en fordel at oppgavene i klubben er formulert relativt tydelig.

Det å sitte i et verv i en klubb er frivillig arbeid. Det som kan få folk til å utføre oppgavene er at de føler vervet gir dem noe tilbake, at de har tid og at de opplever det meningsfylt.

Årsmøtet

Idrettslagets øverste organ er årsmøtet, som avholdes hvert år i februar/mars måned, jfr Lov for Viking § 10. Valgkomiteens innstilling bør være klar slik at den kan sendes ut sammen med årsmøtepapirene. Som et alternativ kan kandidatene presenteres på årsmøtet.

Sittende styremedlemmer som har signalisert ønske om å være med videre, men som valgkomiteen ønsker å bytte ut, må få informasjon om dette før innstillingen foreligger.

Komiteen skal presentere sin innstilling på årsmøtet. Dersom innstillingen følger årsmøtepapirene er deler av manuskriptet gitt, men komiteen bør i tillegg presentere hvordan komiteen har jobbet og gi en slags kronologisk gjennomgang av hva som er gjort.

Dersom innstillingen først foreligger til årsmøtet, bør innstillingen presenteres skriftlig i en eller annen form.

I presentasjonen av kandidatene bør det begrunnes muntlig hvorfor kandidatene er innstilt.

Valg av valgkomiteens medlemmer

Valgkomiteen består av 3 medlemmer, og 1 varamedlem. Valgkomiteen velges av årsmøtet, etter innstilling fra styret i klubben, jfr. Lov for Viking FK § 12, punkt. 10 g.

Valgkomiteen bør bestå av folk med stort kontaktnett, både innad i klubben og utad. De bør ha organisatorisk erfaring og forståelse av betydningen av sitt verv.