Styreinstruks

Styret i Viking FK har vedtatt følgende instruks for styrets arbeid.

· Styrets saker og myndighet

• Styret i Viking FK skal på et overordnet nivå behandle alle saker knyttet til barn/ungdom og elitesatsing i Viking FK. Styret skal gjennom tett og god kommunikasjon med sportslig ledelse og styret i Viking Fotball ASA sørge for en bred forankring av beslutninger innen elitesatsing i Viking FK.
• Styret skal vedta sportslige målsetninger, strategi og organisering av elitesatsingen i Viking FK. Styret i Viking Fotball ASA skal gi sin uttalelse om forslag til sportslige målsetninger, strategi og organisering som berører den del av elitesatsingen som Viking Fotball ASA finansierer før saken vedtas i styret i Viking FK.
• Styret skal føre tilsyn med at sportslig ledelse og administrasjon i Viking FK ledes i overensstemmelse med styrende dokumenter vedtatt av styre og årsmøte. For styret betyr dette:

i. Føre tilsyn med regnskap og vurdere avvik fra budsjett

ii. Daglig leder skal innen 1.12 forelegge styret evaluering av måloppnåelse, strategi og organisering fra året som er gått og handlingsplan for påfølgende år.

iii. Vedta budsjett og fastsette planer/investeringer for det påfølgende år innen 1.12, evt dato avtalt med Viking Fotball ASA

iv. Føre tilsyn med daglig leders forvaltning av Vikings samlede ressurser

v. Ansette/avskjedige daglig leder

vi. Vedta og underskrive Viking FKs årsregnskap

• Styret skal i dialog med den sportslige ledelse evaluere og innstille på kandidater som skal lede arbeide med sport i Viking FK.
• Etter innspill fra sportslig ledelse drøfte hovedprinsipper og føringer for spillerlogistikken i hele klubbens elitesatsing ( a- tropp + talentsatsingen utenfor a-tropp)
• Endringer i spillerstallene innenfor vedtatt ramme fra årsbudsjett og strategi av styrene i Viking FK og Viking Fotball AS håndteres av sportslig ledelse.
• Er forslaget til endring i spillerstall utenfor vedtatt ramme fra årsbudsjett og strategi vedtatt av styrene i Viking FK og Viking Fotball ASA, skal saken legges frem for behandling med sportslig ledelse sin anbefaling til styrene både i Viking FK og Viking Fotball AS.
• Styret skal drøfte fotballpolitiske saker av vesentlig betydning som skal behandles av Forbundstinget, Norges Fotballforbund, Norsk Toppfotball eller Toppfotballsenteret. Styret skal orienteres om den løpende dialog som føres vedrørende toppfotball og talentutvikling med Norges Fotballforbund, Norsk Toppfotball og Toppfotballsenteret.

· Møter - møteplan - innkalling

Styrets leder skal to ganger i året sette opp forslag til møteplan for halvårlig styreperiode. Dette gjelder også forslag til fast agenda for hvert møte.

Daglig leder innkaller til styrets møter. Innkallelse skal være skriftlig og med 6 dagers varsel. Eventuelle forfall meddeles styrets leder omgående slik at vararepresentant kan innkalles. Styret er beslutningsdyktige når minst 4 styremedlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt.

Sammen med innkallelse skal det følge tilstrekkelig skriftlig saksgrunnlag til at styret skal ha mulighet for å forberede seg til og behandle de saker som skal behandles på tilfredsstillende grunnlag.

Daglig leder skal delta på alle styremøter med mindre styret bestemmer annerledes. Hovedtrener a-lag orienterer om status for a-lag.

Forslag til saker som skal behandles utover den faste agenda sendes til styrets leder i god tid før de fastlagte møtedatoer, slik at disse kan sendes ut sammen med innkallingen. Følgende saker skal forberedes og behandles gjennom året:

• Spillerlogistikk (november/desember og april/mai)
• Kontrakts-situasjon i sportslig apparat (august/september)
• Status talentsatsingen (oktober/november og april/mai)

Det skal skrives protokoll fra hvert styremøte og protokollen skal underskrives av alle styremedlemmene. Styremedlemmer og daglig leder som ikke er enig i beslutninger kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.

Styremedlemmene har taushetsplikt i saker som vedrører kontraktsforhold, økonomiske forhold, forretningsmessige forhold og analyser og generelt i forhold som kan være skadelig for Viking dersom de blir kjent. Styret kan ellers pålegge taushetsplikt i enkeltsaker.

· Daglig leder

Daglig leder er fungerer som øverste sportslig ansvarlig for Viking FK.

Daglig leder skal forestå Vikings daglig ledelse etter de retningslinjer og pålegg vedtatt av styrene i Viking FK og Viking Fotball ASA. Daglig ledelse omfatter ikke saker som er av uvanlig art eller av stor betydning for Viking.

Daglig leder skal til de faste styremøtene avgi rapport om virksomheten og forventet virksomhet fremover, inkludert økonomi. Styret vedtar ellers retningslinjer for daglig leders rapportering.

Styret i Viking FK utarbeider stillingsinstruks for daglig leders arbeid og ansvar. Dette kan eventuelt gjøres i fellesskap med Viking Fotball ASA sitt styre.